یک شرکت صدساله چینی فعال در حوزه لوازم آرایشی و بهداشتی به میدان آزمایشی موفقی برای عوامل هوش مصنوعی (AI Agents) سازمانی تبدیل شده است. در ماه آوریل، بازوی خرده‌فروشی هوشمند Tencent (Tencent Smart Retail) با همکاری تیم‌های فناوری اطلاعات و منابع انسانی شرکت Shanghai Jahwa، طرح آزمایشی دستیار هوش مصنوعی اداری WorkBuddy را کلید زدند. اکنون پس از گذشت چند ماه، این ابزار وارد فاز تولید و استفاده روزمره شده و ۹ دپارتمان مختلف از جمله زنجیره تأمین، بازاریابی برند، تحقیق و توسعه (R&D)، امور مالی، منابع انسانی و فناوری اطلاعات را تحت پوشش قرار داده است.
داده‌های مربوط به عملکرد WorkBuddy نشان می‌دهد که این ابزار میانگین بهره‌وری کارکنان را بیش از ۴.۵ برابر افزایش داده است. بر اساس آمار استفاده در ماه گذشته، کارکنان دیگر از این ابزار صرفاً برای نگارش اسناد یا ساخت اسلاید استفاده نمی‌کنند؛ حدود ۶۷ درصد از کاربران از WorkBuddy برای کارهای تخصصی و عمودی، ۶۳ درصد برای پردازش و تحلیل داده‌ها و ۵۷ درصد برای اتوماسیون و عملیات بهره می‌برند.
کاربردهای متنوع در بخش‌های مختلف سازمانی
تیم تحقیق و توسعه (R&D) از این دستیار هوش مصنوعی برای فرمولاسیون محصولات آرایشی و پژوهش‌های مقرراتی استفاده می‌کند. بخش امور مالی فرآیند بررسی اسناد بازپرداخت را خودکار کرده و گزارش‌های غربالگری سرمایه‌گذاری را تهیه می‌کند. در بخش منابع انسانی، برای پیگیری ارزیابی‌های دوره آزمایشی کارکنان از آن استفاده می‌شود و تیم زنجیره تأمین نیز داشبوردهای کارگاهی خود را به صورت روزانه با آن به‌روزرسانی می‌کند. بخش بازاریابی نیز برای تحلیل رفتار مصرف‌کننده و تولید محتوا به این ابزار متکی است.
کاهش فرآیند چندروزه به چند دقیقه: نمونه زنجیره تأمین
یک نمونه واقعی در بخش زنجیره تأمین، عمق تأثیرگذاری این فناوری را نشان می‌دهد. کسب‌وکار B2C شرکت Jahwa در پلتفرم‌های Tmall، JD و Douyin فعال است و هزینه‌های انبارداری، جابه‌جایی و تحویل آن در قالب ۷ نوع صورت‌حساب مختلف، شامل حدود ۶۰ میلیون ردیف داده در یک دوره ۱۸ ماهه پراکنده بود. پیش از این، تیم لجستیک باید این حجم عظیم از داده‌ها را با صفحات گسترده (Spreadsheets) تحلیل می‌کرد که بررسی ماهانه آن ۵ تا ۶ نفر-روز زمان می‌برد.
مدیر عملیات این بخش که فارغ‌التحصیل رشته اقتصاد است و دانش برنامه‌نویسی ندارد، مراحل کار را برای WorkBuddy تعریف کرد تا این ابزار کدهای Python مورد نیاز را تولید کند. پس از اعتبارسنجی کدها با داده‌های تاریخی ۱۸ ماهه، این فرآیند به یک مهارت قابل استفاده مجدد تبدیل شد. در نتیجه، تحلیل صورت‌حساب‌های ماهانه از دو نفر-روز به ۱۵ دقیقه، تصویرسازی داده‌ها به ۳ دقیقه و کل چرخه ماهانه به کمتر از ۲۰ دقیقه کاهش یافت؛ یعنی انجام یک وظیفه خاص تا ۱۵۰ برابر سریع‌تر شد.
تغییر فرهنگ سازمانی و چشم‌انداز آینده
این ابزار اکنون به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل شده است. کارکنان مهارت‌های ایجادشده در WorkBuddy را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند تا فرآیندهای بهینه‌سازی‌شده در یک دپارتمان، در بخش‌های دیگر نیز قابل استفاده باشد. برای مثال، یکی از تیم‌ها موفق شد ۷۰ درصد از گزارش‌های هفتگی PPT خود را به صفحات HTML قابل مشاهده برای کل شرکت تبدیل کند.
برای Tencent، موفقیت این پروژه اثباتی بر یک ایده بزرگ‌تر است: عوامل هوش مصنوعی سازمانی قرار نیست جایگزین نیروی کار شوند، بلکه به متخصصان هر حوزه (حتی بدون دانش برنامه‌نویسی) اجازه می‌دهند کارهای تکراری و خسته‌کننده را واگذار کرده و جریان‌های کاری خود را به ابزارهای کاربردی تبدیل کنند.