نرم‌افزار Excel دهه‌هاست که به عنوان یکی از ابزارهای اصلی مدیریت داده شناخته می‌شود؛ اما مایکروسافت برخی از کاربردی‌ترین ویژگی‌های آن را چنان در عمق منوها پنهان کرده است که بیشتر کاربران هرگز متوجه وجود آن‌ها نمی‌شوند. این قابلیت‌ها فرمول‌های مبهم یا میانبرهای پیچیده نیستند، بلکه ابزارهای داخلی قدرتمندی هستند که می‌توانند ساعت‌ها در وقت شما صرفه‌جویی کنند.
۱. ابزار Camera؛ تصویربرداری پویا و زنده از داده‌ها
ابزار Camera یکی از کم‌استفاده‌ترین قابلیت‌های Excel است. این ابزار به شما اجازه می‌دهد از محدوده‌ای از سلول‌ها یک تصویر زنده بگیرید و آن را در هر جای دیگری از فایل خود، فایل‌های دیگر یا حتی نرم‌افزارهای Word و PowerPoint قرار دهید. ویژگی منحصربه‌فرد این ابزار در مقایسه با اسکرین‌شات معمولی این است که تصویر ایجادشده به داده‌های اصلی متصل می‌ماند؛ یعنی با تغییر داده‌های جدول اصلی، تصویر نیز به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود.
این قابلیت برای ساخت داشبوردهای مدیریتی عالی است. برای فعال‌سازی آن، به مسیر File و سپس Options رفته و وارد بخش Quick Access Toolbar شوید. در بخش Choose commands from گزینه Commands not in the ribbon یا All commands را انتخاب کرده، روی Camera کلیک کنید و دکمه Add و سپس OK را بزنید تا آیکون کوچک دوربین به نوار ابزار دسترسی سریع شما اضافه شود.
۲. قابلیت Flash Fill؛ جادوی کلیدهای میانبر Ctrl + E
قابلیت Flash Fill یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های Excel است. به جای نوشتن فرمول‌های پیچیده برای جداسازی، ترکیب یا تغییر فرمت متون (مانند جدا کردن نام و نام خانوادگی یا فرمت‌دهی شماره تلفن‌ها)، کافی است یک یا دو نمونه از الگوی مدنظر خود را در ستون مجاور تایپ کنید تا Excel الگو را تشخیص داده و بقیه ستون را پر کند.
اگر این کار به‌طور خودکار انجام نشد، می‌توانید با فشردن کلیدهای میانبر Ctrl + E در Windows یا Command + E در Mac آن را به صورت دستی فعال کنید. همچنین این گزینه در تب Data تحت عنوان Flash Fill در دسترس است.
۳. ابزار Analysis ToolPak؛ تحلیل آماری پیشرفته بدون نیاز به نرم‌افزار جانبی
اگر برای تحلیل‌های آماری مانند رگرسیون، آنالیز واریانس (ANOVA)، آزمون t یا رسم هیستوگرام فکر می‌کنید به نرم‌افزارهای آماری مجزا نیاز دارید، سخت در اشتباهید. ابزار Analysis ToolPak یک افزونه رایگان داخلی در Excel است که ۱۹ ابزار تحلیل داده را به تب Data اضافه می‌کند. این ابزار به‌طور پیش‌فرض غیرفعال است.
برای فعال‌سازی آن در نسخه دسکتاپ، به مسیر File و سپس Options رفته و روی Add-ins کلیک کنید. در پایین صفحه بخش Manage را روی Excel Add-ins بگذارید و روی Go کلیک کنید. تیک گزینه Analysis ToolPak را بزنید و OK کنید. اکنون دکمه Data Analysis در سمت راست تب Data ظاهر می‌شود. توجه داشته باشید که این افزونه در نسخه وب Excel کار نمی‌کند.
۴. ابزار Watch Window؛ ردیابی سلول‌ها در شیت‌های مختلف
در صفحات گسترده بزرگ، بررسی تغییرات سلول‌هایی که خارج از صفحه نمایش هستند یا در شیت‌های دیگر قرار دارند بسیار دشوار است. ابزار Watch Window به شما اجازه می‌دهد سلول‌های خاصی را در یک پنل شناور کوچک سنجاق کنید تا بدون توجه به اینکه در کدام بخش از فایل هستید، مقدار و فرمول آن‌ها را زیر نظر داشته باشید.
برای دسترسی به این ابزار، به تب Formulas رفته و در بخش Formula Auditing روی Watch Window کلیک کنید (یا از میانبر Alt + M + W استفاده کنید). سپس سلول مورد نظر را انتخاب کرده و روی Add Watch کلیک کنید تا نظارت بر آن آغاز شود.